The following table represents the various functions of the product and the required level of access needed to perform those functions.


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V

VE

VS

VES

VESA

Add folder


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Add logo





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Add saved search


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Add ShareSpace


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Add subfolder




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Add to access list





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Add version

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Add web page


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All information

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Approve

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Check in

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Check in as new version

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Check out

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Copy all results - 9



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Count - 9



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Customize workspace


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Default folder sort order

                             



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Default search sort order

 

 

 

 

 

 

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Delete

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Y

Delete all results - 9



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Deliver a secure link

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Document Report


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Download

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Edit workspace filter

                             

2

2

 

 

 

 

 

 

 

Y

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Edit profile/tags

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9

  

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Action

Document/Email

Workspace

Filter

Folder

ShareSpace

Saved Search

Search Results

V

VE

VS

VES

VESA

Edit scope & criteria

 

 

 

 

 

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Email copy                          

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Email link 

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Follow

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Freeze ACL

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Go to workspace

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History

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4

4

4

Y

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Link documents

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Y

Y

Modify access

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Y

Y

Y

Y

Y

9

 

 

5

5

Y

Move/Copy (Copy)

Y



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Y

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Y

Move/Copy (Move)

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6

6

7

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Open with >

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Y

Y

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Organize documents





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Print

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Print cover sheet

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Print list



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Rename Document

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Rename Folder

      

 

 

Y

 

 

 

 

 

 

 

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Rename ShareSpace

 

 

 

 

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Refresh Workspace


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Review

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Save search

 

 

 

 

 

 

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Send to application

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Share externally

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8

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8

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Show criteria



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Show folders





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Sign document

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View Access List





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View email address

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View in browser

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Table Legend

Symbol

Description

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Function is supported

Shaded area

Function is not applicable

#

See corresponding footnote

 

Footnotes

  1. Can't do this in a workspace, but can do this in a folder.
  2. Requires either VES or Cabinet Admin status. Access determined at the workspace level, layout settings apply to individual filters.
  3. Cannot edit the profile of a filter.
  4. External Users need E and S rights to view the History of a document or a ShareSpace. Internal Users only need V rights to view the History. 
  5. Can grant access up to the level of access the user has, but cannot remove or edit existing users’ access.   See "Add to access list" for ShareSpaces.
  6. Cannot move a Folder or a ShareSpace.  If the user has at least "VE" rights to the destination filing location, and the security will not change, then they can Move a document/email.   Otherwise, they will not have sufficient access to do this.
  7. If the user has at least "VES" rights to the destination filing location, and the security of the filing location will not remove existing access and not grant additional access beyond VES to a specific user or group, then they can Move.  Otherwise, they will not have sufficient access to do this.
  8. Can share externally, but only by creating a copy of the item.  Cannot Move an item to a ShareSpace without “A” access.
  9. Only a Cabinet Administrator can perform this function. For search results, the option applies to all items in bulk up to 10,000 at a time. 
  10. External Users need VES rights to view a document’s access list.

ShareSpace Users who receive a ShareSpace will not have versioning capabilities, meaning they cannot add a new version, delete a version, or change which version is the official version. With E rights, they will be able to edit the official version’s content.

Users with View (V) access to a ShareSpace are now allowed to download multiple documents in a ShareSpace, if users otherwise have the right to download multiple files.



The above can be found published by NetDocuments and available on the attached document